Como melhorar a comunicação interna da minha empresa?

A comunicação interna consiste na troca de informações entre funcionários de uma empresa. Este diálogo pode, e deve, incluir todos os membros da equipe. Uma comunicação bem estruturada evita insegurança e insatisfação. Todos os trabalhadores devem sentir que podem tirar dúvidas a qualquer momento, de forma a evitar falhas nos projetos realizados. Sugestões, novas ideias e, até mesmo, reclamações devem ser recebidas com profissionalismo e seriedade.

Mural de recados, jornal interno, e-mails, intranet e até mesmo aplicativos de mensagens no celular podem ser usados para trocar novidades sobre a organização. Dessa forma, a equipe se sentirá unida e motivada a vestir a camisa da empresa. A seguir, apresentaremos algumas dicas sobre como melhorar a comunicação interna da sua empresa.

Troque mensagens instantâneas

A primeira dica de como melhorar a comunicação interna da sua empresa é: utilize a troca de mensagens instantâneas entre os funcionários. A troca de mensagens instantâneas pode ser feita através de um chat, de bate-papo dentro do próprio e-mail corporativo ou pelo celular. É importante manter um espaço aberto para o diálogo constante, além disso, este método pode evitar reuniões desnecessárias, que muitas vezes tiram o foco do que realmente importa.

As mensagens são o meio mais acessível e rápido para manter a equipe integrada. No entanto, é preciso respeitar os horários de trabalho e saber separar os assuntos profissionais dos pessoais.

Tenha agendas atualizadas e compartilhadas

Um dos fatores mais importantes para melhorar a comunicação interna é a utilização de agendas compartilhadas. Para isso, você pode utilizar pastas compartilhadas entre os computadores do escritório. Outra opção para manter a agenda atualizada e sempre disponível, é criar um arquivo no Google Drive, que pode ser aberto em qualquer lugar. Além disso, é possível utilizar versões físicas destas agendas, como um quadro de recados na entrada do escritório com divisões de tarefas e metas semanais ou diárias.

O uso de agendas compartilhadas torna mais clara qual é a função de cada funcionário e quais são os prazos e detalhes de cada projeto, garantindo melhores resultados para a empresa e maior tranquilidade para a equipe.

Valorize seus funcionários

Os clichês costumam ser verdade, por isso lembre-se de elogiar em público e corrigir de forma privada. Esta regra também se aplica à comunicação interna. Deixe as correções para fazer pessoalmente e fale apenas com as pessoas diretamente envolvidas na falha. Por outro lado, no momento de elogiar e parabenizar, vale usar o quadro de recados para destacar o funcionário do mês e usar a criatividade para manter os funcionários motivados.

Elogie sempre as conquistas individuais e as vitórias em grupo. O salário pode motivar os funcionários durante um dia no mês, fora isso, o que mantém a motivação é o reconhecimento pelo trabalho feito diariamente.

Realize reuniões informais

Realizar uma reunião significa fazer uma pausa obrigatória no trabalho, que muitas vezes tem prazo para ser entregue. Diante disso, muitos funcionários recebem o memorando de uma reunião de forma negativa. Para contornar essa resistência, invista na criatividade e promova encontros informais.

Vale marcar um almoço em algum restaurante próximo ao escritório ou disponibilizar uma mesa de frutas na sala de reuniões. Incentive a interação e a troca de ideias, deixando a conversa mais dinâmica e atrativa, para que todos possam manter a atenção nas informações que precisam ser discutidas.

Tenha um setor responsável pela comunicação interna

É fundamental ter uma equipe, ainda que pequena, designada para intermediar e melhorar a comunicação interna. São estes profissionais que saberão montar a estratégia digital adequada para a companhia. Escolha especialistas em comunicação com foco em marketing digital e disponibilize as ferramentas necessárias de acordo com o tamanho e as necessidades da empresa.

Este setor deve estar preparado para lidar com possíveis crises, para que possa dialogar com a equipe de forma clara e sincera. Conte com esse grupo para saber como melhorar a comunicação interna da organização e manter os funcionários motivados. Vale fazer pesquisas sobre a satisfação da equipe e disponibilizar uma caixa de sugestões anônimas, por exemplo.

Saiba mais sobre como melhorar a comunicação interna da sua empresa conferindo outros artigos do blog da Post. Para te ajudar ainda mais, faça o download do nosso e-book gratuito 'Como aumentar a produtividade da sua startup' e melhore não só a comunicação interna da sua empresa, como seus resultados!